ビジネスの現場においては情報を正確にやり取りする事が不可欠です。
そのためのツールとしては電話や電子メール等様々な方法がありますが、それらの使い分けを適切に行う事が効率の良い連絡のために必要です。
例えば、電子メールの最大の強みは同じ情報を複数の人に同時に伝える事が出来る点です。
これは複数の通話を可能にする特殊な方法を除いて電話にはないメリットです。
また、組織の通例によって不適切とされる場合もありますが、原則的にはその送信の時間を選ばないという点もメリットの一つです。
文書を送信した記録がコンピューターや社内システム等に残るという点もビジネス上の不明瞭な点を無くします。
それに対して電話が優れているのは、選択肢を提示したり、相手の意思を確認しながら話題を展開していく場合です。
このようなやり取りをメールで行うとすればどれだけ時間が経過するか分かりません。
毎朝メールの確認・対応をする事が常識と言われる場合もありますがビジネス慣習は必ずしも一様ではないからです。
そのように相手の意思を確認し、それに対して新たな展開をしていく場合には、互いの時間を合わせる必要はあるものの、電話による連絡が大きな効果をあげます。
さらに、ビジネスシーンにおいて見られるコミュニケーションとしては会議という形式があります。
会議という形式のメリットは多くの人の意見を集約するための効率が良い点です。
さらにその意見に対して議論を展開する事もその場の時間設定によっては可能です。
また、そのように議論が深まる過程を出席者で共有できる点も利点と言えます。
ただこのような充実した会議は、メールや電話の場合とは違い、参加者のしっかりとしたコミットメントがないと成り立ちません。
参加者が高いモチベーションを持って議論に加わる事で上記のメリットを享受出来るのです。
その意味においてはビジネスの会議を成功に導くためには会議のメンバー選出から注意を払う必要があります。